ГЛАВА 4

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

4.1.       Понятие о классификации документов

Разработка общей классификации документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения. В последние годы в разработку этой проблемы значительный вклад внесли работы С.Г. Кулешова, Ю.Н. Столярова и Г.Н. Швецовой-Водки.

Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема.

Для разграничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина: «классифицирование» и «классификация».

Классифицирование документов — процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.

Классификация (лат. classik — разряд, группа) документов — это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.

Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.

Для проведения классификации документов особенно важно иметь в виду, как минимум, следующие положения:

¨     признак, по которому производят деление, называется основанием деления, а образующиеся при этом понятия — членами деления;

¨     одно и то же деление должно осуществляться на одном и том же основании (требование непересекаемости);

¨     сумма всех членов деления должна быть равна общему объему делимого понятия, т.е. деление должно быть исчерпывающим; ни недостаточность, ни избыточность делений недопустимы (требования соразмерности);

¨     члены деления должны взаимно исключать друг друга S (требования взаимоисключаемости);

¨     члены деления должны быть ближайшими к делимому понятию, не допускается перескакивать из следующего в ряду подкласса в отдаленный выше- или нижележащий (требование непрерывности).

Классифицировать документы — значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности. Род (класс) — это совокупность (множество) документов, имеющих определенный общий признак, отличающий эту совокупность от других объектов. В качестве классификационного деления можно принять различные признаки, зависящие от цели классификации. Если хотим разделить документы по форме, это будет одна классификация, если по их содержанию — другая и т.д. В основу класса всегда кладут наиболее важный признак документа, отвечающий цели классификации.

Класс, включающий в себя другие, будет по отношению к ним родом, а классы, входящие в него, по отношению к нему — видами. Один и тот же класс может быть родом по отношению к низшему классу и видом по отношению к высшему. Так, класс «кинофотофонодокументы» является видом по отношению к классу «документы» и родом по отношению к классу «кинодокументы», «фотодокументы» и «фонодокументы».

Род (класс) — это первый уровень деления, который раскрывается с помощью видовых делений документа.

Вид — второй уровень деления. При этом родовое понятие «документ» делится на видовые понятия, т.е. на виды документов. Каждое звено видовой классификации можно назвать видом документа по тому или иному признаку (по характеру знаковых средств, предназначенности для восприятия человеком, способу документирования, материальному носителю и т.п.).

Третий уровень деления — подвид. За ним следует разновидность и т.п., пока не определится окончательное место конкретного документа (индивида) в этой классификации.

Иерархия — расположение документов в порядке от высшего к низшему. Соответственно иерархическое расположение документов выглядит следующим образом: документ —> издание —> непериодическое издание —> книга.

Дихотомия — последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т.д. Например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический и непериодический документ и т.п.

Классификация документов осуществляется по разным основаниям деления, отвечающим определенным аспектам анализа документов. Каждый аспект анализа указывает определенный фасет (фр. facette — грань) классификации, т.е. перечень видов документов по необходимому признаку. Таких фасетов может быть множество, поэтому классификация документов называется многоаспектной фасетной.

 

4.2.       Соотношение видовой и типологической классификации документа

Одним из важных и в то же время дискуссионных вопросов теории документоведения является проблема соотношения понятий «классификация» и «типологизация» документов, «вид» и «тип» документа.

Одни авторы рассматривают эти понятия как синонимы, другие — как противоположные понятия, третьи — переносят законы и правила классификации на типологизацию, что вызывает путаницу. До сих пор нет однозначного решения, зафиксированного в справочниках и словарях. Отсюда — широкий спектр предложений относительно организации классификационных рядов документов.

Сущность классификации и типологизации документов состоит в дифференциации объектов изучения по определенным признакам.

Классификация предполагает строгое деление документов по законам логики, в основном четырем: единство основания, соразмерность членов деления, их взаимоисключаемость, непрерывность деления. Важнейший из перечисленных — закон единства основания деления — требует, чтобы весь объем понятия «документ» был разделен по одному из признаков. Поскольку у документа таких признаков много, объем понятия должен делиться всякий раз по новому основанию. Таким образом, классификация представляет собой дифференциацию документов по одному наиболее существенному признаку. Эта совокупность документов группируется по определенному признаку в вид.

Типологизация является частным случаем классификации документов. Она связана с группировкой документов на основе их подобия некоторой обобщенной модели, именуемой типом. Это общие, существенные черты определенной группы документов. Сложность типологизации состоит в определении необходимого и достаточного набора наиболее характерных признаков.

Чаще всего в качестве типологических признаков выступает функционально-целевое назначение, читательский адрес документа, характер информации, содержащейся в нем (научный, научно-популярный, производственный, справочный, информационный и т.п.). Иногда в основу типологизации изданий кладется жанровый критерий — масштаб .охвата объекта отражения, особенности внутренней структуры издания, особенности (стиль) изложения материала.

Таким образом, типологическая схема и схема классификации создаются в результате разных логических процессов. Различны методика их построения, способы группировки. Если в основе классификации лежит прежде всего дифференциация признаков, то в основе типологизации — их интеграция.

Если объем понятия делят последовательно, многократно, по убывающей, в пределах одного признака, происходит классификация, т.е. установление места документа в данном классе, подклассе и т.д. При этом в основу деления берется один наиболее существенный признак (основание деления). Если ставится задача выделить в изучаемом массиве документов группу сходных (типичных) черт, осуществляют процесс типологизации, т.е. объединение понятий (документов) при помощи комплексного критерия, сочетающего в себе несколько признаков (оснований деления). Например, издание — это вид документа, выделяемый по способу документирования; научно-популярное издание — это тип документа, выделяемый по нескольким признакам.

Классификационный ряд представлен таким образом: вид документа — издание, подвид — книжное издание, разновидность — книга-игрушка. Типологический ряд выглядит следующим образом: тип документа — научный, подтип — научно-исследовательский, разнотипность — монография.

Типологический критерий может быть использован как обобщенный признак в совокупности классификационных характеристик документа. Типовидовые связи документов показаны на рис. 7 — «классификационная схема изданий».

Общая классификация и типологизация создают основу для дальнейшей дифференциации документов, подчиненной задачам конкретных сфер документно-коммуникационной деятельности или специфике отдельных типов и видов документов.

Классификация документов позволяет установить специфику каждого вида и типа документа, помогает ориентироваться во всем многообразии документной информации. Поэтому очень важно научиться определять вид того или иного документа по различным признакам, анализировать его по содержанию, форме и др. Знание классификации и типологизации документов необходимо для последующего изучения специальных дисциплин и практической работы в библиотеках и службах информации.

Схема 1. Фасетно-блочная схема классификации документов

Классификация по информационной составляющей документа

Блок-фасет 1.                   Вид документа по характеру знаковых                   1

средств

                   Текстовой 1.1

                   Иконографический 1.2

                   Идеографический 1.3

                   Звучащий 1.4

                   Матричный 1.5

                   Комплексный 1.6

Блок-фасет 2.                   Вид документа по мерности записи                   2

информации

                 Одномерный 2.1

                 Двумерный 2.2

                 Трехмерный 2.3

Блок-фасет 3.                   Вид документа по предназначенности                   3

для восприятия

                 Человекочитаемый 3.1

                 Машиночитаемый 3.2

Блок-фасет 4.                   Вид документа по каналу восприятия                   4

                 Визуальный 4.1

                 Тактильный 4.2

                 Аудиальный 4.3

                 Аудиовизуальный 4.4

Блок-фасет 5.                   Вид документа по степени его                   5

распространенности

                 Опубликованный 5.1

                 Неопубликованный 5.2

                 Непубликуемый 5.3

Блок-фасет 6.                   Вид документа по способу                   6

документирования

                 Рукописный 6.1

                 Печатный 6.2

                 Механический 6.3

                 Магнитный 6.4

                 Фотографический 6.5

                 Оптический 6.6

                 Лазерный 6.7

                 Электронный 6.8

Блок-фасет 7.                   Вид документа по уровню обобщения                   7

информации

                 Первичный 7.1

                 Вторичный 7.2

Классификация по физической (материальной)
составляющей документа

Блок-фасет 8.                   Вид документа по материальному                   8

носителю информации

                 Бумажный 8.1

                 Пленочный 8.2

                 Пластмассовый 8.3

Блок-фасет 9.                   Вид документа по материальной                   9

конструкции

                 Листовой 9.1

                 Кодексовый 9.2

                 Карточный 9.3

                 Ленточный 9.4

                 Дисковый 9.5

                 Комбинированный 9.6

Классификация документа по обстоятельствам его

бытования во внешней среде

Блок-фасет 10.                   Вид документа по регулярности выхода                   10

в свет

                 Периодический 10.1

                 Непериодический 10.2

Блок-фасет 11.                   Вид документа по времени появления                   11

свет

                 Оригинал 11.1

                 Копия 11.2

Блок-фасет 12.                   Вид документа по месту происхождения                   12

                 Местный 12.1

                 Региональный 12.2

                 Общегосударственный 12.3

(национальный)

                 Зарубежный (иностранный) 12.4

 

Важнейшие признаки, лежащие в основе классификации современных документов, кроются в их сущности, существе информационной и материальной составляющих. Поскольку документы функционируют в обществе, внешняя среда также оказывает на них определенное влияние. С учетом этих обстоятельств в основу общей классификации документов положены три блока признаков, построенных по разным характеристикам документа:

1)     информационная составляющая документа;

2)     физическая (материальная) составляющая документа;

3)     условия бытования документа как системного объекта во внешней среде.

Каждый из блоков является критерием для построения классификационного ряда, внутри которого предусмотрено наличие одного какого-либо приоритетного признака, на основе которого осуществляется деление документов на подвиды и разновидности. Эти ряды образуют многоуровневую структуру классификационной схемы, состоящую из подсистем. Каждая из них олицетворяет отдельный признак современных документов, по которому они могут быть системно организованы, в частности по содержанию, характеристикам материального носителя, структуре построения текста и т.п.

4.3.            Развитие классификации документов

Классификация документов — одна из наиболее давних и до сих пор окончательно нерешенных проблем. Начальные этапы ее связаны с организацией и систематизацией собраний, созданием перечней единиц хранения, т.е. с функционированием первых библиотек и архивов, в частности древнеегипетских и ассирийских.

Исторически первым практическим способом деления документов в логической последовательности — классы, подклассы и более дробные части — являются классификации, базирующиеся на признаках содержания документа, в частности, его тематике (библиотеки средневековой Европы IX в., стран Арабского Халифата). Тематический признак, положенный в основу библиотечно-библиографических классификаций, в итоге привел к разработке Десятичной классификации М. Дьюи и ее модификаций, используемых подавляющим большинством библиотек мира.

Подобно классификациям произведений печати, рукописей и других документов, на основе предметизации базировались и первые классификации описаний изобретений: английская (1852—1855 годы), немецкая (1906 г.) и др. Первые классификации строились с учетом информационной составляющей документа.

Комплексный подход к классификации документов, учитывающий особенности его содержания и формы, берет свое начало в XX в. одновременно с введением в научный оборот понятий «документ» и «документация». Первая попытка такой классификации осуществлена П. Отле в его «Трактате о документации» (1934 г.), где заложены основы классификации, учитывающей не только некоторые признаки текста, в частности особенности знаковой природы информации, но и характеристики формы документа, т.е. материального носителя.

Активно проблема классификации документов начинает разрабатываться лишь в конце 1960-х — начале 1970-х годов в рамках информатики, книго- и архивоведения, а в конце 1980-х — библиотеке- и библиографоведами. Большинство подходов было обусловлено спецификой дифференциации документов, принятой в той или иной науке либо области деятельности. Лишь в последние годы, благодаря работам А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, Г.Н. Швецовой-Водки, С.Г. Кулешова, удалось создать многоаспектную классификацию, базирующуюся на учете информационной и материальной составляющих документа.

4.4.            Классификация по информационной составляющей документа

Основные признаки классификации по информационной оставляющей документа — содержание документа; степень обобщения информации; тип знаков, использованных для записи информации; предназначенность для восприятия информации человеком; канал восприятия знаков, использованных для записи содержания; степень распространенности информации; способ записи информации и др.

4.4.1.       Классификация документов по содержанию

Классификации, в основу которых положен признак содержания (смысла) документа, называют семантическими. В них производится деление на виды и подвиды в соответствии с признаком содержания документа по отраслям знаний, темам, предметам, проблемам.

Классификация документов по содержанию осуществляется в практической деятельности с помощью рубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц и т.п. Тематика, предмет, а также основные смысловые аспекты могут быть описаны при помощи лексических единиц (ключевых слов, дескрипторов), которые также могут служить основой для построения классификации документов.

Семантические классификации документов имеют большое практическое значение в подразделениях документно-коммуникационной сферы и потому являются наиболее разработанными. К ним относятся пять вариантов Библиотечно-библиографической классификации, Универсальная десятичная классификация (УДК), Десятичная классификация Дьюи, Единая классификация литературы для книгоиздания и др. Существуют содержательные классификации и для отдельных видов документов: например, классификатор государственных стандартов, Международная классификация изобретений. На этих классификациях основана организация большинства информационно-поисковых систем и документных массивов.

Пока еще не создана единая семантическая схема классификации документов, общая для всех стран мира. За рубежом в основном используется УДК — международная классификация, охватывающая все отрасли знания, построенная по десятичному принципу и используемая для индексирования и поиска документов в фондах, картотеках и т.п. Она является интеллектуальной собственностью Международной федерации по документации. Часть стран используют Десятичную классификацию М. Дьюи либо свои национальные классификации. В частности, национальной для США признана «Классификация библиотеки конгресса США» — перечислительная система библиотечно-библиографической классификации, разработанная в 1901—1941 годах. Она применяется для организации каталогов библиотеки конгресса и централизованной каталогизации. В странах СНГ, в т. ч. и в Украине, помимо УДК, используется Библиотечно-библиографическая классификация (ББК) — иерархическая комбинационная система библиотечно-библиографической классификации, разработанная в 1957—1968 годах объединенными усилиями крупнейших библиотек и др. учреждений бывшего СССР.[1]

Среди классификационных характеристик содержания выделяют также структуру организации материала, стиль его изложения, жанр произведения и др.

4.4.2.       Классификация документов по уровню обобщения

информации

По уровню обобщения информации документы делят на первичные и вторичные.

Первичный документ содержит информацию, которая является изложением (описанием) результатов изучения, исследования, разработок и т.д. и оригинальна по своему характеру. Такой документ представляет собой результат непосредственного отражения научной, производственной, управленческой, творческой и т.п. деятельности (официальный, научный, производственный, нормативный, учебный, справочный, рекламный, литературно-художественный и т.п.). Его задача состоит в обеспечении общества первичной информацией.

Вторичный документ является результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов. Вторичный документ (иначе — информационный) содержит сведения о первичных документах, полученные путем их информационного анализа (библиографический, реферативный, обзорный). Его назначение — обеспечение общества вторичной информацией.

4.4.3.       Классификация документов по характеру

знаковых средств фиксации информации

Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация (содержание) передается посредством тех или иных знаков. Знаковость — обязательное свойство документа, т.к. только в закодированной знаками форме можно передать информацию от коммуниканта к реципиенту. Классификации, учитывающие особенности знаковых средств фиксирования, передачи и восприятия человеком информации, относятся к разряду формальных классификаций.

В них различают текстовые и нетекстовые документы.

В текстовом документе знаком служит алфавит (буквы) естественного языка (книга, журнал, газета, патент, стандарт, бюллетень и т.п.). Текстовые документы часто называют вербальными или словесными. Вербальный документ, как правило, существует в письменном виде — слова (речь) закреплены на материальном носителе условными знаками письма. Благодаря словесному способу кодирования информации обеспечивается наиболее точная передача смысла. Именно вербальная информация и создание языка принципиально отличает социальную коммуникацию от биологической.

Понятие «текстовой документ» может применяться не только к письменным, но и к фонодокументам, содержащим речь, иначе говоря, ко всем текстовым документам.

Одним из основных видов текстового документа, в котором информация воплощена любым способом письма, является письменный документ — это чаще всего литературный документ, содержание которого выражено словесно в письменно зафиксированной форме. Т.е. синонимами термина «текстовой документ» могут выступать «письменный» или «литературный документ».

К письменным документам могут быть отнесены рукописный, машинописный и печатный документы, поскольку в них речевая информация зафиксирована посредством письменных знаков. А способ нанесения этих знаков на носители — это их видовое отличие.

Нетекстовой документ оформлен в виде записи с помощью нотных, картографических и других неречевых знаков. Сюда можно отнести: иконический, идеографический, звучащий и матричный документы. Их часто называют невербальными (неречевыми).

Иконический документ — тот, в котором знак подобен отражаемому объекту (картина, рисунок, фотография, кинофильм, диафильм, видеодиск и т.п.) Разновидностью этого класса документов является изографический документ, в котором изображение передано системой изобразительных средств живописи, графики, фотографии.

Идеографический документ — тот, в котором знаком служит условное обозначение, не отражающее реальных предметов или явлений (карта, ноты, чертеж). К этому классу документов относятся картографический и нотный документы: картографический содержит изображения особых объектов — поверхности Земли или других небесных тел — выполненные в особой знаковой системе; а нотный документ — это запись музыкального произведения графическими (начертательными) знаками, представляющими собой особую систему — нотную запись.

Звучащий документ фиксирует и передает информацию звуками. Это так называемый фонодокумент (грампластинка, магнитная запись, музыкальный компакт-диск).

Матричный документ исполнен средствами «матричного языка», т.е. состоит из кодовых ячеек-матриц, с помощью которых производится кодирование информации в форме, Доступной для «прочтения» машиной (перфокарты, перфоленты, магнитные и оптические диски, дискеты для ЭВМ). Звучащие и матричные документы относятся к классу тех-нически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

Комплексный документ сочетает два или более знаковых средства фиксации информации (журнал «Кругозор» с музыкальным приложением в виде грампластинки; фонетико-разговорный курс иностранного языка, состоящий из учебника, компакт-кассеты со звуковой записью текста; комплект диапозитивов с текстом; книга с электронной нотной клавиатурой и др.).

4.4.4.       Классификация документов по мерности записи

информации

Особенностью носителя информации есть и такой признак, как мерность записи информации. Ею определяется место, занимаемое документом (его материальной основой) в пространстве.

По этому признаку различают одно-, двух- и трехмерные (объемные) документы. В одномерной среде запись информации осуществляется азбукой Морзе (двоичный код) «в строчку» или в линейной последовательности.

Однако абсолютное большинство документов — двухмерные, имеющие размер (формат) и объем (количество страниц). Запись информации на этом носителе представляет собой два измерения. Это буквы, цифры, ноты, графическое и художественное изображение, штриховое кодирование, звуковые бороздки магнитной ленты. В трехмерной среде записываются голограммы и частично растровая печать (календарики с мигающим изображением).

4.4.5.       Классификация документов по предназначенности

для восприятия информации

Информация, зафиксированная в документе с помощью определенных знаковых средств, может быть воспринята человеком как непосредственно, так и опосредованно.

По субъекту восприятия семантического содержания все документы делят на человекочитаемые — они могут быть «прочитаны» непосредственно человеком, без специальных технических средств — и машиночитаемые — предназначенные для автоматического воспроизведения информации, находящейся в документе, с помощью магнитофона, телевизора, принтера, дисплея и т.п.

К человекочитаемым документам относятся все виды изданий (книга, журнал, газета и т.д.). Машиночитаемые документы — это микрофильм, микрофиша, диафильм, магнитная лента, грампластинка, перфокарта, перфолента, диск, дискета, компакт-диск и т.д. на машиночитаемых носителях, запись на которых осуществляется путем изменения структуры носителя. По их внешнему виду человек ничего не может сказать о характере записи в таких документах, потому что она выполнена каким-либо техническим способом (например, изменением глубины звуковой дорожки в грампластинке).

4.4.6.       Классификация документов по каналу восприятия

информации

Информация, содержащаяся в документе, может восприниматься с помощью различных органов чувств (зрение, слух, осязание).

По каналу восприятия знаков, используемых для записи содержания, различают визуальный, тактильный, аудиальный и аудиовизуальный документы.

Визуальный — это документ, содержание которого человек (реципиент) воспринимает зрением (письменные тексты, графики, рисунки, чертежи, фотографии, репродукции и т.д. на любом носителе, включая экран диапроектора, телевизора или ЭВМ). Содержание тактильного документа воспринимается через прикосновение (осязание) (книга, журнал для слепых). Аудиальный — это звуковой или слышимый документ, содержание которого может быть воспринято только слухом (грампластинка, магнитная фонограмма, музыкальный компакт-диск). Аудиовизуальный документ — тот, содержание которого воспринимается одновременно зрением и слухом (звуковой кинофильм, озвученный диафильм, видеофильм, видеодиск, компьютерная технология «мультимедиа» и т.д.).

По подсчетам специалистов, до 75% всей информации человек получает через органы зрения. Аудиальная информация составляет 13% от всей поступающей информации через органы чувств человека.

4.4.7.       Классификация документов по степени

их распространенности

По степени распространенности различают опубликованный, неопубликованный и непубликуемый документы.

Документ, предназначенный для широкого и многократного использования, имеющий тираж (независимо от способа тиражирования), а также выходные данные, называют опубликованным. Неопубликованный документ содержит информацию, не предназначенную для широкого распространения, поэтому он, как правило, не тиражируется и существует в ограниченном числе машинописных экземпляров. Представителями этого класса документов являются отчет о НИР и ОКР, диссертация, информационная карта, депонированная рукопись, репринт и др. К непубликуемому относят документ однократного использования, необходимый для принятия конкретных управленческих решений (административно-хозяйственная, планово-экономическая, финансово-бухгалтерская, технологическая, коммерческая и прочая подобная документация).

4.4.8.     Классификация документов по способу

к документирования

По способу документирования (или закрепления информации на носителе) выделяют рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный и электронный документы.

Рукописный — это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки. В этом смысле рукописью или рукописным документом можно назвать не только словесный текст, записанный «от руки», но и произведение изобразительного искусства, а также чертеж или карту. К рукописям относят также документы, оформленные средствами машинописи (с помощью пишущей машинки ) или ЭВМ (с помощью принтера). К рукописным документам относят: отчет о НИР и ОКР, депонированную рукопись, диссертацию и др.

Печатный — это документ, изготовленный полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и др.). Такие документы выпускаются издательствами или типографиями. На печатном документе запись информации производится, главным образом, путем нанесения красочного слоя на его поверхность. Но может быть применен и другой способ: тиснение или выдавливание знаков шрифта Л. Брайля в книгах для слепых. В настоящее время печатный документ — самый распространенный класс документов: он включает книги, брошюры, газеты, журналы, календари, карты и т.п. Такие документы часто называют произведениями печати или изданиями.

Механический — это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя (грампластинки, фонографические валики, грамориги-налы) или путем пробивки отверстий (перфораций) с помощью перфоратора (перфокарты, перфоленты) и т.п.

Магнитный — это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля. К магнитному документу относятся магнитные ленты, диски или дискеты для ЭВМ, видеодиски и т.п.

Фотографический — это изобразительный документ, созданный фотографическим способом, основанным на изменении оптической плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага) под воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши, микрофильмы).

Оптический — это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью, постоянное запоминающее устройство (ПЗУ)).

Лазерный — это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

Формируется еще один самостоятельный класс документов — электронный документ как совокупность данных в памяти ЭВМ. Это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, т.е. вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.

Документы, в которых информация зафиксирована в «явном», но «нечитабельном» виде, а также ряд дискретных носителей для введения в память ЭВМ (и считывания ее с помощью устройств декодирования), а именно: магнитная пленка, магнитные диски (дискеты), видеодиски и др. — относятся к т. н. документам на новейших носителях информации. Для восприятия их содержания, как правило, используются технические средства.

4.5.            Классификация по физической

(материальной) составляющей документа

Вторая атрибутивная составляющая документа — его вещественная (субстанциональная) форма, материальная основа носителя информации, особенности которого составляют вторую группу относительно самостоятельных оснований деления документов на виды и подвиды по материалу носителя информации, по материальной конструкции и др. [

4.5.1.       Классификация документов по материалу

носителя информации

По материалу носителя информации выделяют классы документов на искусственной и естественной материальной основе.

Основными разновидностями современных документов на искусственном носителе являются бумажные и полимерные (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные) документы.

Бумажный документ выполнен на бумаге или на других материалах, по своим свойствам схожих с бумагой (папирус, пергамент или современные синтетические заменители бумаги). К классу бумажных документов относят книги, журналы, газеты, ноты, карты, патенты, нормативные документы и др. виды изданий, а также перфокарты, бумажные перфоленты, фотографии и т.п.

Пленочный документ создан на пленочной основе (кино-, диафильм, диапозитив, микрофиша, магнитная фонограмма, документ с записью информации для ЭВМ).

Пластиночные документы созданы на пластмассовой основе (грампластинки, диски). В отдельных случаях они создаются на металлической или стеклянной основе.

До изобретения искусственных носителей информации ее записывали на естественных материалах: глине, древесной коре, траве (папирус), коже (пергамент), камне и др. Однако сейчас естественные материалы в качестве носителя информации используются весьма редко.

4.5.2.       Классификация по материальной конструкции

или форме носителя информации

Каждый документ имеет определенную внешнюю форму своего материального носителя. Именно по форме (конструкции) документа на обыденном уровне отличают книгу от газеты, грампластинку от дискеты и т.п., имея при этом в виду, что документ изготовлен в форме книги, диска, магнитной ленты и др.

По материальной конструкции носителя информации выделяют: документ листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковой, комбинированный.

Листовой — это документ в виде одного или нескольких листов любого формата без их скрепления (листовка, газета, плакат, географическая карта, афиша, этикетка). Листы, положенные один на другой, образуют стопу (колода карт, картотека, каталог). Соединенная по длине стопа становится кодексом. Кодексовый или блочный документ создан в форме блока — кодекса, т.е. скрепленных между собой по одному краю листов — страниц (книжный блок, альбом, атлас, журнал).

Карточный — это документ, состоящий из совокупности карточек или перфокарт установленного формата (каталожная, почтовая, игральная, перфорированная карты, календарик, открытка).

Ленточный — это документ, представляющий собой непрерывную полосу материала с записью информации. Ленту, можно свернуть в виде свитка или рулона или сложить частями, в форме гармошки. Она распространена как книга-г ширма, шпаргалка, принтерная лента. К ленточным документам относят также свиток папируса, перфоленту, магнитофонную, кино-, видеоленту и т.п.

Документы, имеющие форму ленты или нитки, хранятся: в барабане, бобине, катушке или кассете.

Катушка — смешанное устройство с боковыми ограничителями, предназначенное для наматывания носителя записи или сигналограммы. Кассета — сменный прибор в виде коробки, содержащий одну или две катушки, сердцевину, носит тель записи, имеющий форму диска. Барабан — запоминающее устройство, в котором носителем информации является магнитный слой на поверхности вращающегося цилиндра — барабана. Бобина — катушка для намотки магнитной ленты или кинопленки.

Из-за большой длины (до сотни метров или даже километров) хранить ленту в развернутом виде непрактично, вед скручивают либо на плоскости (катушка, кассета, бобина), либо спирально по грани в виде диска.

Дисковый документ — носитель записи информации в форме диска, т.е. скрученный в спираль последовательный ряд знаков (пластинка, диск, дискета, компакт-диск, CD-ROM, видеодиск). Местом размещения информации являются концентрические дорожки (магнитные, магнитооптические и оптические диски, грампластинки). Дискета — малоформатный магнитный диск, применяемый в ПЭВМ и терминальном оборудовании, обычно на гибкой подложке. Диски помещают в кассету либо дискассету — вид кассеты, содержащий носитель записи или сигналограмму в форме диска.

Комбинированный документ соединяет в себе две или? более форм носителей информации (комплект, состоящий из книги и кассеты, набора слайдов и грампластинки и т.п.).

4.6.            Классификация документовпо

обстоятельствам их бытования

во внешней среде

Общим признаком классификации, не относящимся ни к содержанию, ни к форме документа, является признак деления совокупности документов по обстоятельствам их бытования во внешней среде, т.е. во времени и пространстве. Сюда относят: регулярность выхода в свет, место и время появления документа во внешней среде и др.

4.6.1.       Классификация документов по регулярности

выхода в свет

По регулярности выхода в свет выделяют периодические документы, выходящие через определенные промежутки времени нумерованными или датированными, однотипно оформленными выпусками, и непериодические документы, выходящие в свет однократно и не имеющие продолжения. По регулярности выхода в свет различают ежегодник, еже-квартальник, ежемесячник, еженедельник, ежедневник и т.п. К периодическим документам относятся: газета, журнал, бюллетень, календарь, экспресс-информация, сериальное и продолжающееся издание. Непериодические документы составляют книги, брошюры, альбомы, карты, афиши, плакаты, перфоленты, перфокарты, оптические диски, дискеты, грампластинки и т.п.

4.6.2.     Классификация документов по времени

появления во внешней среде

По времени появления документа во внешней среде различают оригинал и копию.

Оригинал — это подлинный документ. В издательском деле — издание, прошедшее редакционно-издательскую обработку, подписанное в набор или печать ответственными лицами издательства и подготовленное к сдаче на полиграфическое предприятие для изготовления печатной формы. В процессе копирования оригинал — подлинный документ, подвергающийся воспроизведению или размножению. Копия документа — документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Под внешними признаками понимаются признаки, характеризующие способ фиксирования информации, носитель, физическое состояние, размер документа, элементы его правового, издательского, делопроизводственного, художественного оформления. Все первоизданные экземпляры одного тиража книги — оригиналы, их переиздания (перепечатки, ксерокопии) — копии.

4.6.3.     Классификация документов по месту происхождения

По месту происхождения и доминирующей территории распространения различают местный документ (в пределах одной области, города, одного или нескольких районов, предприятия, учреждения, хозяйства или учебного заведения); региональный документ — вышедший и распространяемый в пределах нескольких областей или автономной республики (Крым); национальный или общегосударственный (в масштабах Украины — всеукраинский) и зарубежный или иностранный (вышедший или напечатанный за рубежом).

4.7.            Типологическая классификация

документов

Как известно, типология документа — это отнесение его к определенному типу по совокупности признаков. Типологический критерий также может быть положен в основу организации классификационных рядов документов.[2]

Наиболее существенные типообразующие признаки для классификации документов — это целевое назначение документа, читательский адрес, характер информации или стиль изложения (жанр) произведения и др.

Целевое назначение документа — это обусловленность его потребностями той или иной сферы общественной деятельности: науки, производства, образования, управления и т.д. Целевое назначение тесно связано со специфическими функциями, выполняемыми отдельным документом или совокупностью документов. Так, целью выпуска документа может быть первичное изложение результатов научного исследования, популяризация научных знаний, систематизация знаний в целях обучения, облегчение поиска необходимых фактических сведений как общего, так и специального характера, отражение творческого наследия писателя и т.п.

В основу классификации можно положить типологизацию документов по следующим функционально-целевым установкам:

¨     обеспечение управления обществом (официальный документ);

¨     обеспечение научной информацией общества (научный документ);

¨     обеспечение популяризации достижений науки, техники, производства, их истории (научно-популярный документ);

¨     обеспечение процесса обучения и воспитания (учебный документ);

¨     обеспечение производства (производственный документ); 4 обеспечение общества справочными данными (справочный документ);

¨     обеспечение вторичной информацией общества о содержании источников первичной информации (информационный документ);

¨     обеспечение ознакомления общества с содержанием художественных произведений (литературно-художественный документ).

Целевое назначение — важнейшая характеристика документа, в значительной степени определяющая его форму, композицию, стиль изложения и т.п.

Тесно связан с целевым назначением читательский адрес документа. Читательское назначение документа — это предназначенность документа читателю (потребителю) определенного возраста, уровня общей и профессиональной подготовки. Так, научный документ рассчитан преимущественно на научных работников, учебный — на учащихся, студентов и т.д.

Читательское назначение определяет многие характеристики документа. Оно призвано обеспечить соответствие содержания и формы документа определенной читательской группе.

В зависимости от читательского адреса все документы делятся на две большие группы: 1) по возрасту — документы, предназначенные для взрослых, детей и юношества; 2) по уровню общего и профессионального образования — документы, предназначенные для читателей-специалистов и неспециалистов (в данной области), учащихся, студентов и т.п. Отдельные типы документов имеют универсальный читательский адрес, т.е. рассчитаны на т. н. массового читателя: массово-политические, научно-популярные, справочные документы, художественная литература.

Важный признак, позволяющий выделить типологические черты документа — это характер информации, включающий в себя глубину разработки проблемы, предмет сообщения, стиль изложения материала, степень научности, нормативности и т.п.

Большинство этих признаков образуют понятие «форма сообщений (произведений)», весь массив которых делится на большие, средние и малые формы. В частности, к большим формам художественных произведений относят роман, драму, эпос; нехудожественных — монопроизведение. Последнее может быть выпущено в форме монодокумента, содержащего одно произведение, либо в форме сборника, содержащего ряд произведений. Средние формы художественных произведений — повесть, поэма, эссе; нехудожественных — статья, очерк. Малые формы — рассказ, повесть, поэма, стих и т.д.; реферат, тезисы, обзор, экспресс-информация и т.п.

Априорно установленное автором целевое назначение конкретного произведения (сообщения) должно сопрягаться с потребностями определенной сферы деятельности и запросами той группы читателей (слушателей и т.п.), для которых оно предназначается. Так, в научном документе (отчет о НИР) содержатся первичные сообщения об открытии либо изложение, анализ, обобщение научных фактов (монография). Тот же материал в учебном документе будет изложен в систематизированном и методически обработанном виде в соответствии с конкретными задачами обучения, в производственном — в виде специально разработанных инструкций, нормативов, правил, обязательных для выполнения.

Таким образом, на основе комплекса признаков образуются типы документов по которым строится общая, отвлеченная от отраслевой специфики, основная классификация документов. Между типами и видами документов существует тесная взаимосвязь, поэтому существуют трудности в их четком разграничении.

Однако только этими признаками классификации не исчерпываются. Уже сейчас их насчитывается около 300. Среди них: классификация документа по степени плотности информации в единице объема документа, по объему, составу основного текста, структуре, языку, хронологии, социально-культурной ценности документа и т.д. Кроме того, каждый вид документа, выделенный в самостоятельный классификационный ряд, имеет собственную внутреннюю дифференциацию, учитывающую специфику того или иного документа, а также задачи соответствующей сферы документно-коммуникационной деятельности.

Контрольные вопросы

1.     Что такое классификация документа?

2.     В чем сходство и отличие классификации и типологизации документов?

3.     Какова сущность понятий «вид» и «тип» документа?

4.     Каковы три основных блока признаков, положенных в основу общей классификации документа?

5.     Что такое семантическая классификация?

6.     Как выделяются документы по характеру знаковых средств?

7.     По какому признаку выделяют человекочитаемые и машиночитаемые документы?

8.     Как распределяются документы по способу документирования?

9.     Чем определяется необходимость классификации документов по материальной составляющей документа?

10. Каковы основные виды документов по условиям их бытования во внешней среде?

11. Есть ли противоречие в общей классификации документов, приведенной в учебнике?

12. Каковы направления дальнейшей разработки проблемы классификации и типологизации документов?

Практические задания

1.    Используя блок-фасетную схему классификации, определите, документы каких видов есть в вашей личной библиотеке (фонотеке, видеотеке и т.п.).

2.     Дайте краткую характеристику конкретным документам с точки зрения отнесения их к определенным видовым категориям документов.



[1] Семантические схемы классификации документов будут подробно изучаться в курсе «Аналитико-синтетическая обработка документов» (АСОД).

[2] Подробная характеристика типов документов дана в разделе «Издание».